ZUGFeRD-Rechnung mit
ORGA-SOFT®
ORGA-SOFT® unterstützt das ZUGFeRD-Format gemäß der offiziellen Norm EN 16931 sowie den deutschen gesetzlichen Vorgaben, darunter § 14 UStG und die zugehörigen Vorschriften. Ab 2025 wird die Nutzung wirklich Pflicht, sodass viele Unternehmen jetzt handeln müssen, um den elektronischen Rechnungsaustausch effizient und regelkonform umzusetzen.
Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
Das ZUGFeRD-Format vereint die Vorteile der E-Rechnung mit den Anforderungen an einen standardisierten, elektronischen Rechnungsumtausch, wodurch viele Unternehmen von einer automatisierten und effizienten Verarbeitung ihrer Rechnungsdaten profitieren.
Eine ZUGFeRD-Rechnung kombiniert zwei wesentliche Bestandteile:
- Lesbarer PDF-Teil: Das elektronische Rechnungsformat ist als klassische PDF-Datei nutzbar.
- Eingebetteter XML-Datenteil: Dieser erlaubt eine automatisierte Weiterverarbeitung und entspricht den Vorgaben von FACTUR-X/ZUGFeRD.
Rechnungsaustausch und weitere Vorteile mit der ZUGFeRD-Rechnung
Mit der ZUGFeRD-Rechnung setzen Unternehmen auf ein standardisiertes, elektronisches Rechnungsformat, das den Rechnungsaustausch vereinfacht, die Prozesse automatisiert und gleichzeitig höchste Konformität mit gesetzlichen Vorgaben gewährleistet.
- Standardisierte Rechnungsdaten: Die XML-Daten erfüllen die geltenden Schema-Vorgaben. Alle Pflichtfelder wie Steuerinformationen, Betragsberechnungen, Rabatte und Zuschläge sind in einem einheitlichen Format hinterlegt und erleichtern den elektronischen Rechnungsumtausch.
- Validierung und Konformität: Anerkannte Tools prüfen die Daten auf Gültigkeit und Einhaltung des Standards.
- Zeit und Kosten sparen: Die automatisierte Verarbeitung reduziert manuelle Arbeit und steigert die Effizienz im Rechnungsaustausch.
Einschränkungen und individuelle Anpassungen
Individuelle Zusatzanforderungen, die von Handelspartnern im Rahmen des sogenannten ZUGFeRD Extended-Formats eigenmächtig definiert werden, sind nicht Teil des offiziellen Standards und werden von ORGA-SOFT® nicht unterstützt.
ORGA-SOFT® – Support und Wartung
Sollten Probleme oder Fehler im ZUGFeRD-Format auftreten, bietet ORGA-SOFT® Support und Wartung, um die Konformität sicherzustellen. Falls erforderlich, werden Programmkorrekturen vorgenommen, damit Unternehmen den neuesten Standard einhalten können.
Gesetzliche Richtlinien zur Rechnungsstellung
Ab 2025 wird die E-Rechnung für viele Unternehmen verpflichtend. Gemäß den gesetzlichen Vorschriften muss sie in einem standardisierten elektronischen Format empfangen werden. Eine einfache PDF-Datei ist nicht ausreichend. Durch die weitergehende Verarbeitung können weitere Digitalisierungspotentiale genutzt werden, diese ist allerdings nicht verpflichtend. (Quelle: Bundesfinanzministerium)
Mehr über die gesetzlichen Anforderungen zur Einführung der E-Rechnung lesen Sie in unserem Blogbeitrag: Warum die E-Rechnung 2025 zur Pflicht für B2B Unternehmen wird.
Bis Ende 2026 sind Übergangsregelungen für Papierrechnungen sowie alternative Rechnungsformate vorgesehen. EDI-basierte Rechnungen können sogar bis Ende 2027 verwendet werden. (Quelle: Bundesfinanzministerium)
ZUGFeRD Rechnungen bieten Unternehmen eine flexible Lösung für die neue Pflicht zur E-Rechnung und ermöglichen einen hybriden Ansatz, da die E-Rechnungen sowohl als lesbare PDF-Dateien als auch als strukturierte XML-Dateien vorliegen.
Zusätzliche Informationen finden Sie beim Forum Elektronische Rechnung Deutschland sowie bei PortInvoice, das weitere Lösungen für den elektronischen Rechnungsumtausch bietet.
Setzen Sie auf ORGA-SOFT® für eine rechtskonforme, effiziente und zukunftssichere Rechnungsstellung mit ZUGFeRD!
