INTEGRA E-Rechnung
E-Rechnung Workflow – machen Sie keine halben Sachen!
Eingangsrechnungen erreichen Ihr Unternehmen über unterschiedlichste Kanäle und mit Sicherheit auch schon elektronisch. Grundsätzlich empfinden wir die digitalisierte Form als deutlich schneller und effizienter, aber in diesem Fall wird die Bearbeitung erheblich komplizierter und zeitintensiver.
Da es keinen einheitlichen Standard gibt, muss man sich auf unterschiedliche Datenformate einlassen und je nach Kunde bzw. Lieferant werden verschiedene Verarbeitungsprozesse und Bearbeitungsschritte notwendig. Papierrechnungen müssen gescannt, PDF-Rechnungen als E-Mail Anhang bzw. als FTP-Download gespeichert oder die unterschiedlichen EDI-Formate konvertiert werden.
Der Prozess:
Der Clou:
Für sämtliche Rechnungen, die Sie mit der INTEGRA® E-Rechnung bearbeiten, erfolgt eine automatische Indexierung der PDF-Rechnungen bevor Sie durch INTEGRA® in das angeschlossene Archivsystem übergeben werden. Somit sind die Belege, getreu der INTEGRA® Philosophie mit den entsprechenden Suchbegriffen bzw. Indexdaten im Archiv sofort wieder auffindbar. Verwenden Sie bereits INTEGRA® mit einem ECM | DMS-System muss an der Schnittstelle nichts angepasst werden.
Sie verwenden INTEGRA® ERP, -Getränke oder -Food ohne das Modul INTEGRA® FiBu? – Kein Problem! dann stellt die INTEGRA® E-Rechnung die Ergebnisse der Rechnungsprüfung eben für ein anderes Buchhaltungssystem zur Verfügung!
Auch der umgekehrte Weg ist möglich. Sie verwenden ein anderes Warenwirtschaftssystem neben der INTEGRA® Finanzbuchhaltung? Auch dann gibt es Möglichkeiten, INTEGRA® E-Rechnung einzusetzen.
Der Einführungsprozess
Im Echtmandanten werden zunächst alle relevanten Stammdaten eingerichtet und der E-Rechnungssammler vorbereitet. Für die nachfolgende Testphase wird ein separater Testmandant erstellt, um die Prozesse in einer autarken Umgebung zu prüfen. Optional kann auch der E-Rechnungsleser eingerichtet werden, um spätere Automatisierungen zu unterstützen.
In Schulungen werden die Mitarbeiter mit dem Prozess der Eingangsrechnungsbearbeitung vertraut gemacht. Dies umfasst sowohl Rechnungen mit Bestellbezug, bei denen der INTEGRA® Einkauf verwendet wird, als auch Rechnungen ohne Bestellbezug (Kostenrechnungen), die in Bezug zur Vorbelegung in der INTEGRA® Finanzbuchhaltung stehen.
Im Rahmen der Testphase wird zunächst der Eingangsrechnungsprozess manuell durchgeführt, um ohne den E-Rechnungsleser mögliche Optimierungspotenziale zu erkennen. Anschließend folgt die automatisierte Testphase, bei der ggf. der E-Rechnungsleser zum Einsatz kommt. Die Eingangsrechnungen werden dabei in den INTEGRA® Rechnungssammler eingespeist und durch die automatisierten Workflows von INTEGRA® weiterverarbeitet.
