Ausgangslage bei der Rechnungsprüfung
Die manuelle Prüfung von Eingangsrechnungen stellt für Unternehmen heute einen zeitaufwendigen Prozess dar. Stehen die zu prüfenden Rechnungen dann auch noch in Verbindung mit Bestellungen und Wareneingängen, die in einer Unternehmenssoftware – einem ERP-System – erfasst worden sind, geht häufig die Suche nach den richtigen Belegen, wie Wareneingangsbuchungen, Lieferantenlieferscheine, etc. los. Gerade der richtige Umgang mit Mehr- bzw. Mindermengen, Beschädigungen/Bruch oder die Einhaltung von Qualitätskriterien bei Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen für die Produktion, erfordern eine exakte Prüfung der Rechnung! Hier reicht es nicht aus, die Rechnungen gegen eine Bestellung zu prüfen, sondern es muss ein qualifizierter bzw. gebuchter Wareneingangsbeleg vorliegen. An diesem Punkt setzt die INTEGRA® E-Rechnung an und unterstützt bzw. optimiert diesen Prozess, und zwar vollständig digital!
Rechnungseingang & Rechnungsverarbeitung
Die Digitalisierung schreitet voran und jedes Unternehmen sucht Wege und Möglichkeiten, den Prozess zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung für sich zu optimieren. Hier hilft eine ganzheitliche Betrachtung ihrer Unternehmensprozesse und der eingesetzten Softwareprodukte.
Der Prozess zur elektronischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen kann, wenn er vollständig im ERP System integriert ist, enorme Vorteile gegenüber der klassischen Verarbeitung über ein ECM/DMS System bringen. Zwar werden die Daten in einem DMS archiviert, aber die komplette Verarbeitung muss auf jeden Fall im ERP erfolgen.
Der Eingangsprozess
Eingangsrechnungen erreichen Ihr Unternehmen über unterschiedlichste Kanäle und mit Sicherheit auch schon elektronisch. Grundsätzlich empfinden wir die digitalisierte Form als deutlich schneller und effizienter, aber in diesem Fall wird die Bearbeitung erheblich komplizierter und zeitintensiver.
Da es keinen einheitlichen Standard gibt, muss man sich auf unterschiedliche Datenformate einlassen und je nach Kunde bzw. Lieferant werden verschiedene Verarbeitungsprozesse und Bearbeitungsschritte notwendig. Papierrechnungen müssen gescannt, PDF-Rechnungen als E-Mail Anhang bzw. als FTP-Download gespeichert oder die unterschiedlichen EDI-Formate konvertiert werden.
Der Prüfprozess – Rechnungsprüfung, Automatisierung & Workflow
Im ersten Schritt werden die Ergebnisse des Verarbeitungsprozesses überprüft. Hier liegt der Fokus darauf, dass alle relevanten Daten und Pflichtangaben für eine Eingangsrechnung vorliegen – falls nicht, können Daten manuell nacherfasst werden. Nach erfolgreicher Prüfung beginnt der eigentliche Verarbeitungsprozess und damit die Abarbeitung der einzelnen Prüfkriterien, die jeder Kunde definieren kann.
Die wesentlichen Prüfkriterien sind:
- Einhaltung §14 UStG
- Eindeutigkeit der Rechnung
- Gültige Stammdaten im System (Lieferanten, Kontodaten, Zahlungsbedingungen, etc.)
- Bestellbezug / Wareneingang
- Abgleich der Beträge und Preise
- FiBu Freigabe
- Gegenzeichnungen
- Zahlung der Eingangsrechnung
Der INTEGRA® E-Rechnungsleser verfügt über eine OCR-Texterkennung und liest gescannte Rechnungen oder Rechnungen im PDF-Format aus und stellt die extrahierten Daten dem E-Rechnungsprüfer zur Verfügung.
Mit dem E-Rechnungsleser erreichen Sie eine Automatisierung Ihrer Eingangsrechnungsverarbeitung von 85% und mehr.
INTEGRA® E-Rechnungsprüfer
Das Modul INTEGRA® E-Rechnung ist, wie alle anderen Module, im ERP Kern implementiert. Die Stammdaten, Verbindlichkeiten- und Gutschriftsbestände, sowie die offenen Wareneingänge oder Bestellungen sind dem E Rechnungsprüfer bekannt. Dadurch ergibt sich eine nahezu vollständige Automatisierung des Prozesses. Lediglich Eingangsrechnungen, welche die gemeinsam definierten Prüfungskriterien nicht erfüllen, sind manuell zu bearbeiten. Entsprechende Workflows steuern die Weiterleitung unter Einhaltung des Vier-Augenprinzips oder entsprechender Freigabegrenzen für Bestellbudgets.
Fazit
Die Anforderungen die der Gesetzgeber an die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen und die rechtssichere Archivierung stellt, sind vielschichtig und komplex. Die Einführung eines reinen ECM | DMS Systems trägt diesen Anforderungen nur teilweise Rechnung. Um wirklich eine deutliche Verbesserung des Ablaufs zu erreichen, ist die Angliederung des ECM | DMS Systems an das vorhandenen ERP-System zwingend notwendig.
Die INTEGRA® E-Rechnung in Verbindung mit einem ECM | DMS System Ihrer Wahl liefert diese spürbare Effizienzsteigerung. Durch den integrativen Ansatz wird sichergestellt, dass Arbeitsschritte nicht doppelt durchgeführt werden und jederzeit die maximal mögliche Transparenz auf den jeweiligen Geschäftsvorfall sowie den daraus entstandenen Forderungs- und Verbindlichkeitensalden existiert. Die Einführung der INTEGRA® E-Rechnung und die Kopplung an das ECM | DMS-System erfolgt in der Regel über Standard Schnittstellen. Der Erfolg der Effizienzsteigerung stellt sich unmittelbar ein. So entstehen Freiräume für andere wichtige Projekte in Ihrem Unternehmen.
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